Opdeling af tekst ved hjælp af Excel: 7 trin (med billeder)

2024 Forfatter: John Day | [email protected]. Sidst ændret: 2024-01-30 08:31

Denne instruktive viser dig, hvordan du adskiller (i computer lingo, parse) tekst ved hjælp af Excel. Den instruerbare vil introducere dig til nogle af teksthåndteringskommandoer i Excel. Denne instruktion vil være baseret på Excel 2007, men vil fungere i enhver nyere version af softwaren. Teknikken kan anvendes på en lang række data.

Trin 1: Lav din liste med navne

I celle A1 skal du indtaste kolonneoverskriftens navn. Ofte vil lister have navne i formularen Sidst, først. Indtast nogle navne at arbejde med. I computer lingo kaldes en gruppe teksttegn som vores navne her en streng.

Trin 2: Beskær ekstra mellemrum

Mange gange har lister fra computerprogrammer eller kopieret fra websider ekstra mellemrum. Excel har en funktion kaldet TRIM, der fjerner ekstra mellemrum; hvis der er to eller flere mellemrum i midten af en streng Excel fjerner alle undtagen én, og hvis der er flere mellemrum i slutningen af strengen, fjerner Excel dem alle. For at bruge funktionen skal du indtaste overskriften TRIMMED i celle B1 og derefter indtaste formlen = TRIM (A2). For at vise, hvordan funktionen fungerer, skal du på billedet bemærke, at jeg tilføjede mellemrum foran fornavnet, Jane. TRIM -funktionen fjerner alle de ekstra mellemrum.

Trin 3: Find den afgrænsende karakter

For at adskille efternavn og fornavn i forskellige celler skal vi finde noget, der deler de to dele (i computer lingo kaldes dette en afgrænser); i vores tilfælde her er det et komma. For at gøre dette vil vi bruge strengfunktionerne i Excel. I celle C1 skal du indtaste overskriften Komma og i celle C2 indtaste formlen: = FIND (",", B2). På engelsk betyder denne formel Look in Cell B2 og find ud af, hvor kommaet er. Når du trykker på enter, returnerer celle C2 tallet 6 (hvis navnet i celle B2 er Smith, Jane), som er kommaens position i strengen. Vi udfører funktionen på det beskårne navn.

Trin 4: Find fornavnet

Nu er det tid til at finde fornavnet. For at gøre dette vil vi bruge en funktion kaldet MID, som bruges til at trække dele af en streng ud af strengens MIDdle. I celle D1 skal du indtaste overskriften F_Name. Hvor begynder fornavnet? Da vi ved, at kommaet er i position 6 (tallet returneres i kommasøjlen), og der er et mellemrum (husk, vi har trimmet strengen), skal fornavnet starte to positioner forbi kommaet (en for mellemrummet efter, derefter et mere for det første bogstav i fornavnet). I celle D2 skal du indtaste formlen = MID (B2, C2+2, 100) og trykke på enter. Du skulle se Jane i cellen. Sådan oversættes formlen til engelsk: Tag strengen i celle B2, start 2 tegn forbi kommaet, og træk 100 tegn fra. Ved at fortælle Excel at tage 100 tegn siger vi at tage alt fra karakter 8 til slutningen af strengen; om der er 1 tegn eller 100 Excel får alt.

Trin 5: Find efternavnet

Nu til efternavnet. Denne gang vil vi bruge LEFT -funktionen, som trækker tekst fra venstre side af strengen (genialt navn, eh?). I celle E1 skal du indtaste overskriften L_Name. Så hvor ender efternavnet? Vi ved, at kommaet er i position seks i dette eksempel, så efternavnet skal slutte 1 tegn før det. I celle E2 indtast formlen = VENSTRE (B2, C2-1) og tryk på enter. Du burde se Smith. Oversat formlen siger: Tag tallet i celle C2 og træk 1; tage så mange tegn fra venstre side af strengen i celle B2.

Trin 6: Kopier formlerne

Kopier dine hårdbyggede formler ned for at behandle resten af navnene ved at fremhæve celler B2 til E2. Du vil bemærke, at i det nederste højre hjørne af markeringen er der en lille sort boks; Hold din venstre museknap nede, vælg den lille sorte boks og træk ned (når musen svæver over det korrekte sted, bliver det til et plustegn). Hold venstre museknap nede, og træk ned, indtil du når den sidste række navne på din liste, og slip venstre museknap.

Trin 7: Afslutning

Nu vil du ikke have formler, du vil have navne. Vi er næsten færdige. Fremhæv cellerne D2 til og med E6. Klik på din højre museknap inde i det markerede område. Grænsen skal ændres til en bevægelig stiplet linje. Vælg Kopier i genvejsmenuen. Derefter skal du med højre mus igen inden for det markerede område, men denne gang skal du vælge Indsæt special. Klik på alternativknappen Værdier, og vælg OK. Kontroller enhver celle, der havde en formel (som D2 eller E5); formlen skulle have været erstattet af formelens resultat. Klik på A øverst i kolonne A, og hold venstre museknap nede, træk til kolonne C. Højre mus i det markerede område og vælg Slet; du vil stå tilbage med din liste med navne med for- og efternavne i forskellige kolonner. Dette er en fleksibel teknik, som du kan anvende i mange situationer. Hav det sjovt!