Sådan uploades og omdøbes dokumenter i et Office 365 SharePoint -bibliotek: 8 trin

2024 Forfatter: John Day | [email protected]. Sidst ændret: 2024-01-30 08:29

I denne instruktion lærer du, hvordan du uploader og omdøber dokumenter i et Office 365 SharePoint -bibliotek. Denne instruks er lavet specielt til mit arbejdssted, men den kan let overføres til andre virksomheder for alle, der bruger SharePoint -biblioteker.

Nødvendige forsyninger:

• Computer, laptop eller tablet.
• SharePoint -software.
• Upload og redigering af tilladelser i SharePoint -bibliotek.

Ansvarsfraskrivelse: Der kræves ingen sikkerhedsforanstaltninger.

Trin 1: Valg af bibliotek

Inden for vores forskningsarbejdsgruppe er det vigtigt at afgøre, hvilket bibliotek dokumentet skal gemmes i. Hvis det er en analytikerapport fra en bank eller et offentligt selskab dokumenter såsom; SEC -arkivering, pressemeddelelse eller transskription, skal den gemmes i Wall Street Research og offentlige virksomhedsdokumenter. Hvis det er en artikel fra et magasin, medicinsk tidsskrift eller onlinepublikationer såsom; Wall Street Journal, New York Times, American Hospital Association eller American Seniors Housing Association, den skal opbevares i Publications -biblioteket. Du kan finde de biblioteker, der er angivet til venstre i sidelinjen på forskningsarbejdsgruppens hjemmeside. Når du har fundet det korrekte bibliotek, skal du klikke på biblioteket for at åbne det.

Trin 2: Hurtig upload af dokumenter til publikationsbiblioteket

*Hvis du uploader dokumenter til Wall Street Research and Public Company Documents Library, skal du springe dette trin over og se trin 3.

For publikationsbiblioteket skal du åbne biblioteket ved at klikke på linket Publikationer i sidebjælken i det første trin. Vælg derfra de (n) dokument (er), du vil uploade, og træk dem ind i biblioteket. For at sikre, at du uploader dokumenterne til det rigtige sted, skal din skærm vises som vist på skærmbilledet ovenfor, når du trækker dokumentet / dokumenterne ind i arbejdsgruppen. Biblioteket skal være nedtonet, og du skal se et ikonbillede for dokument (er) (word, PDF eller PowerPoint) med ordkopien på skærmen.

Når det er vist, kan du slippe dokumentet / dokumenterne i biblioteket og gå videre til trin 5.

Trin 3: Valg af internt bibliotek for at uploade Wall Street Research og offentlige virksomhedsdokumenter

*Hvis du kun uploader dokumenter til publikationsbiblioteket, springer du dette trin over og fortsætter til trin 5.

For biblioteket Wall Street Research and Public Company Documents er processen lidt mere kompliceret. Du skal finde det interne bibliotek mærket med det tilsvarende år for dokumenterne.

Vælg biblioteket som vist i trin et. Derefter skal du klikke på ellipserne ud for de seneste artikler og udgivelser. Dette vil vise en liste over muligheder. Du skal vælge Alle dokumentsæt. Dette åbner en anden liste over muligheder. På listen med valgmuligheder vælges det tilsvarende år for dokumentet. I ovenstående eksempel på skærmbillede har vi brugt året 2017.

Trin 4: Træk og slip dokumenter i Wall Street Research and Public Company Documents Library

Som vist i trin 2 skal du i Publications -biblioteket trække dokumentet / dokumenterne ind i det tilsvarende bibliotek. I dette tilfælde vil det være biblioteket for 2017. For at sikre, at du uploader dokumenterne til det rigtige sted, skal din skærm vises som vist på skærmbilledet ovenfor, når du trækker dokumentet / dokumenterne ind i arbejdsgruppen. Biblioteket skal være nedtonet, og du skal se et ikonbillede til dokument (er) (word, PDF eller PowerPoint), men denne gang med ordet flytte på skærmen.

Når det er vist, kan du slippe dokumentet / dokumenterne i biblioteket og gå videre til trin 5.

Trin 5: Vælg Hurtig redigering for at omdøbe dokument (er)

Der er to måder at omdøbe dokumentet / dokumenterne i et SharePoint -bibliotek. I dette tilfælde bruger vi Quick Edit -versionen. For at finde indstillingen Hurtig redigering skal du klikke på Bibliotek i båndet øverst på siden og derefter klikke på Hurtig redigering. Når du har klikket på Hurtig redigering, vil biblioteket ligne udseendet af et Excel -regneark, som det ses på skærmbilledet ovenfor.

Udfyld oplysningerne i de markerede sektioner vist på skærmbilledet ovenfor. De sektioner, der skal udfyldes, varierer afhængigt af hvilket bibliotek du opdaterer. Når du har udfyldt de nødvendige oplysninger, skal du klikke på ordet STOP over kolonnerne for at stoppe den hurtige redigeringsproces.

Publikationer

• Forlægger*
• Navn (Dokumentets titel)
• Udgivelsesdato (MM/DD/ÅÅÅÅ)
• Rapporttype*
• Rapportemne*

Wall Street Research og offentlige virksomhedsdokumenter

• Navn (Dokumentets titel)
• Udgivere*
• Ticker* (Stock Ticker, ikke altid gældende)
• Udgivelsesdato* (MM/DD/ÅÅÅÅ)
• Rapporttype*
• Rapportemne*
• Primær forfatter*

Bemærk venligst, at de stjerner, der er angivet på ovenstående lister, refererer til metadata. For sektionen med en stjerne er metadata tilgængelig. Du skal kun begynde at skrive et ord, og dine valg udfyldes automatisk. Du vil ikke kunne tilføje dine egne ord i dette afsnit. Kontakt venligst en person, der har adgang til Data Term Store, hvis der skal tilføjes noget.

Trin 6: Kontrol af det endelige produkt

Når du har omdøbt dokumentet / dokumenterne og udfyldt alle de relevante sektioner, skal du tjekke dokumentet / dokumenterne ind, så andre kan se dokumentet. Hvis du ser på dokumentet, vil du bemærke, at ikonet, der viser, om det er et PDF-, Word- eller PowerPoing -dokument, viser en grøn pil. Det betyder, at du kun er en, der kan se dokumentet på nuværende tidspunkt. Når du har tjekket det ind, vil andre kunne se dokumentet.

Du bliver først nødt til at vælge dokumentet / dokumenterne ved at klikke ud for dokumentet som vist i eksemplet ovenfor på skærmbilledet. Dette vil sætte et flueben ud for dokumentet / dokumenterne. Når dette flueben er ved siden af dokumenterne, skal du gå til båndet øverst på siden igen og klikke på Filer. Derfra klikker du på Check In. Dette kontrollerer dokumentet / dokumenterne, så andre kan se det / de sidste redigerede dokumenter. En hvid boks dukker op og spørger, om du vil beholde check -outen efter at have tjekket dokumentet. Bare klik på ok for at afslutte processen.

Trin 7: Det endelige produkt - Publikationsbibliotek

Denne video viser dig alle de trin, der er involveret i upload og omdøbning af dokumenterne i Office 365's version af SharePoint til publikationsbiblioteket.

Trin 8: Det endelige produkt - Wall Street Research og Public Company Documents Library

Denne video viser dig alle de trin, der er involveret i upload og omdøbning af dokumenterne i Office 365's version af SharePoint til biblioteket Wall Street Research og Public Company Documents.